С последними обновлениями HelloPrint были внесены изменения в логику работы контрагентов.
С КАКИМИ ПРОБЛЕМАМИ СТОЛКНУЛИСЬ
Каждому контрагенту было необходимо добавить представителя, даже если представитель не был нужен. Контактные данные записывались в карточку представителя. Кроме того, пользователи HelloPrint не мог оформить на себя заказ, т.к. представитель такого контрагента не проходил валидацию.
Допускалось создание заказов на внутренние компании, что приводило к некорректному учету заказов.
Ввод персональных данных пользователей не был стандартизирован.
Не допускалось добавление одного представителя к нескольким контрагентам.
ЧТО МЫ ИЗМЕНИЛИ
Представители
Представители теперь также являются контрагентами. Указывая представителя контрагента, осуществляется связь между двумя контрагентами системы.
У любого контрагента может быть неограниченное количество представителей.
Из каждого ранее созданного представителя создан новый контрагент. Выполнен перенос контактных данных и их привязка в качестве представителей к соответствующим контрагентам. Все ранее созданные контрагенты доступны во вкладке "Архив" карточки контрагента.
Скрин
Из каждой компании автоматически создан контрагент и сформирована полная история заказов с привязкой к соответствующим контрагентам.
В карточку контрагента добавлены вкладки "Представляет" для упрощения поиска контрагентов и навигации в системе.
Теперь контрагент типа "Физическое лицо" не нуждается в обязательном представителе. Все контактные данные вносятся непосредственно в карточку контрагента.
Скрин
Контрагенты типа «Юридическое лицо» могут быть созданы без контактных данных, которые можно указать позже.
При добавлении контрагенту типа "Юридическое лицо" представителя типа "Физическое лицо" контакты последнего автоматически указываются в карточке контрагента, которое он представляет, и наоборот. При удалении представителя его контакты автоматически удаляются из карточки контрагента типа "Юридическое лицо".
Модули "Уведомления", "Касса" и "Логистика" также перенастроены на работу без представитетей. Если у контрагента не указаны представители, будут использоваться его собственные контактные данные.
В рамках заказа для контрагента типа "Юридическое лицо" менеджеру необзодимо указать его представителя. Для контрагента типа "Физическое лицо" эта опция не обязательна.
Валидация
Валидация контрагентов осуществляется по номеру телефона или почте. В результате в системе не допускается создание двух контрагентов типа «Физическое лицо» с одинаковыми контактами.
Валидация уникальности контрагента типа "Юридическое лицо" более мягкая. Так, при его создании проверяется уникальность названия, представителей и юридических лиц. Если контрагенты с такими данными уже есть в системе, то отображается соответствующее уведомление со ссылкой на ранее созданного контрагента. Для проверки вы можете открыть его карточку, чтобы убедиться, что это разные контрагенты. При этом создание нового контрагента с неуникальными данными допускается.
Также одинаковое юридическое лицо (т.е. запись в налоговой) может быть указано у нескольких контрагентов.
Каждый пользователь системы может создать своего контрагента и сделать на него заказ.
ДУБЛИ КОНТРАГЕНТОВ.
Из-за нестабильной работы системы, а также не стандартизированного ведения учёта, в системе имеется внушительное количество дублей контрагентов.
Существует три основных типа дублей: 1) при поступлении заявок с сайта; 2) при миграции из старых контрагентов в новых; 3) при повторном заведении существующего контрагента в систему.
Реализован запрет на создание контрагентов типа «Физическое лицо» без контактных данных во избежание дублирования контрагентов.
Ведется разработка инструмента объединения дублей контрагентов - дедупликация.
Инструмент предоставит возможность выбрать нескольких контрагентов в системе. и выбрав главного из них, удалить остальных, при этом главному контрагенту "перетекут" все контакты, персональные счета и история заказов.
Вопрос отдельный кто и как будет их склеивать. Возможно менеджера будут склеивать самостоятельно тех контрагентов, менеджеры которых они являются.
Всех контрагентов, которых мы смогли вычислить автоматически, мы уже склеили. Оставшихся придётся склеивать руками.
ПЕРСОНАЛЬНЫЙ СЧЁТ.
Ранее было три типа счёта: авансный, персональный и бонусный. Теперь все счета объединены в Персональный счёт.
Для контрагентов типа физ лицо создан персональный счёт с каждым нашим юридическим лицом. Так, если клиент внёс средства на счёт ООО МДМПринт, он не может списать его в счёт заказа ИП Башев.
Это отражает реальное положение средств. Средства находятся на банковском счёте ООО МДМ и если мы оплатим его с ИП Башев получится, что на ООО МДМпринт остались средства клиента, а ИП Башев так и не получил свои средства за выполненный заказ.
Для того, чтобы выполнить заказ и списать в счёт ИП Башев, мы реализовали инструмент перемещение средств между персональными счетами. Так, мы можем переместить средства со счёта ООО МДМПринт на счёт ИП Башев, после чего списать средства в счёт оплаты заказа.
Таким образом мы получаем запись о том, что средства были перемещены и это значит, что они также должны быть перемещены между банковскими счетами вышеописанных юридических лиц.
Это сделано для корректного учёта и закладные под ведение бухгалтерии в HelloPrint. На сегодня вы можете всегда посмотреть, в рамках контрагента, кто и когда переносил средства между какими счетами.
С контрагентами типа юр лицо работает таким же образом, только со стороны клиента счёт создаётся между каждым юр лицом контрагента и каждым нашим юр лицом.
Добавлена возможность переносить переплату по заказам на персональный счёт контрагента самостоятельно.
Кроме того, добавлена возможность указывать основание пополнения счёта - переплата по заказу, на основании договора, провинности перед клиентом и т.д.
Также реализована возможность пополнять персональный счёт контрагента непосредственно из карточки контрагента.
Теперь нет необходимости в создании заказа и добавлении в спецификацию неких "пополнений счетов", можно зайти просто в карточку и пополнить счёт.
Исключением является лишь пополнение счёта через интернет-эквайринг, в ходе разработки выяснилось, что он жёстко привязан к созданию заказа и сейчас мы уже переписываем модуль интернет эквайринга для возможности проводить оплату без создания заказа.
Зачем это было сделано - в отчётах по заказам и продажам больше не будет заказов на пополнение счёта, которые заказами по факту не являются и значительно искривляют данные отчётов.
Если есть необходимость, каждую из кнопок на пополнение, списание и перемещение средств персонального счёта можно так или иначе огородить правами доступа.
Если есть такая необходимость, обращайтесь в службу поддержке. Мы можем закрыть любой группе пользователей возможность видеть или использовать любой из вышеописанного функционала для сужения зоны ответственности.
ПОДДЕРЖКА:
На сегодня мы выкатываем обновление HelloPrint примерно 1 раз в месяц.
После каждого обновления я составляют пресс-релиз изменений и публикую его в живой ленте HelloPrint.
После каждого обновления у нас есть от 1 до 7 дней на внесение быстрых срочных правок в работу системы, если вдруг функционал какого-либо модуля был нарушен.
В связи с чем, убедительная просьба:
- Ознакамливаться с списком изменений так как это может существенно менять алгоритм вашей работы.
- Всегда и как можно скорее обращаться в службу поддержки. Вы можете это делать используя:
Форму обратной связи раздела поддержки HelloPrint Специальную форму в Pyrus Чат поддержки TaDa
За поддержку отвечает Степан Веселков. Все запросы о работе системы, которые к нему поступают он проверяет и, если подтверждает поломка, передаёт проблему мне, в отдел разработки, после чего тикет на исправление уходит разработчикам.
Чем раньше придёт обратная связь о проблеме, тем раньше мы сможем её решить. Не стесняйтесь задавать глупые вопросы, конечно после прочтения пресс-релиза.
Главное понимание того факта, что мы, отдел разработки, не можем решить проблему о которой мы не знаем.
Нам крайне необходима обратная связь так как пользователи это лучшие тестировщики и они могут найти ошибку там, где её можем не найти мы.