С последними обновлениями HelloPrint были внесены изменения в логику работы контрагентов.
С КАКИМИ ПРОБЛЕМАМИ СТОЛКНУЛИСЬ
Каждому контрагенту было необходимо добавить представителя, в карточке которого записывались контактные данные, даже при отсутствии необходимости в представителе. Кроме того, пользователи HelloPrint не мог оформить на себя заказ, т.к. представитель такого контрагента не проходил валидацию.
Допускалось создание заказов на внутренние компании, что приводило к некорректному учету заказов.
Ввод персональных данных пользователей не был стандартизирован.
Не допускалось добавление одного представителя к нескольким контрагентам.
ЧТО МЫ ИЗМЕНИЛИ
Теперь контрагент типа «Физическое лицо» не нуждается в обязательном представителе. Все контактные данные вносятся непосредственно в карточку контрагента.
Каждый пользователь системы может создать своего контрагента и сделать на него заказ.
Представители теперь являются контрагентами. Указывая представителя контрагента, осуществляется его связь с другим существующим контрагентом системы.
Валидация контрагентов осуществляется по номеру телефона или почте. В результате в системе не допускается создание двух контрагентов типа «Физическое лицо» с одинаковыми контактами.
Реализован запрет на создание контрагентов типа «Физическое лицо» без контактных данных во избежание дублирования контрагентов.
Контрагенты типа «Юридическое лицо» изначально создаются без контактов. Контакты можно указать присвоить.
Как работают теперь контакты контрагентов типа юр лицо - как только мы добавляем контрагенту типа юр лицо представителем контрагента типа физ лицо, контакты последнего автоматически подтягиваются юр лицу, которого он представляет. Также работает и в обратную сторону. Как только мы удаляем представителя из контрагента типа юр лицо, контакты представителя автоматически удаляются.
У любого контрагента может быть неограниченное количество представителей, то есть ограничений по количеству связей нет.
Также юридическое лицо (запись в налоговой) может быть сразу у нескольких контрагентов.
ВАЛИДАЦИЯ
Валидация уникальности контрагентов типа юр лицо, в отличие от контрагентов типа физ лицо, происходит мягкая.
Так, при создании контрагента типа юр лицо проверяется уникальность его Названия, Представителей, Юридических лицо и, если такие уже есть в системе, вы получите уведомление о том, что есть схожий контрагент. Вы можете зайти в его карточку и убедиться в том, что это разные контрагенты. Если это так, вы должны дать подтверждение в том, что вы всё проверили и это действительно уникальный контрагент, после чего новый контрагент успешно создастся.
Модуль уведомлений, кассы и логистики также перенастроен на работу без предствавитетей. Если контрагент представляет сам себя, то есть у него не указаны представители, будут использоваться его контакты.
Из каждого старого представителя создан новый, с переносом контактных данных, с последующей привязкой их представителями к соответствующим контрагентам.
Все старые контрагенты никуда не делись, они доступны во вкладке "Архив" карточки контрагента.
В рамках заказа настроена следующая логика - если контрагент заказа является юр лицом, то менеджер обязательно должен указать его представителя, если же физ лицо - это опция необязательна.
Из каждой компании автоматически создан контрагент, а также сформирована полная история заказов и привязана к соответствующим контрагентам.
Добавлена вкладка "Представляет" для упрощения работы с поиском контрагента и навигации в системе.
ДУБЛИ КОНТРАГЕНТОВ.
Из-за нестабильной работы системы, а также не стандартизированного ведения учёта, в системе имеется внушительное количество дублей контрагентов.
Уже разрабатывается инструмент склеивания дублей контрагентов, так называемая дедупликация.
Она представляет собой возможность выбрать нескольких контрагентов в системе, и выбрав главного из них, удалить остальных, при этом главному контрагенту "перетекут" все контакты, персональные счета и история заказов.
Вопрос отдельный кто и как будет их склеивать. Возможно менеджера будут склеивать самостоятельно тех контрагентов, менеджеры которых они являются.
На сегодня есть 3 основных типа дублей:
при поступлении заявок с сайта при миграции из старых контрагентов в новых при повторном заведении существующего контрагента в систему
Всех контрагентов, которых мы смогли вычислить автоматически, мы уже склеили. Оставшихся придётся склеивать руками.
ПЕРСОНАЛЬНЫЙ СЧЁТ.
Мы переработали персональный счёт контрагента следующим образом:
Ранее у нас были 3 типа счёта: авансный, персональный и бонусный. Все эти 3 счёта мы объединили в один Персональный счёт.
Как работает:
Для контрагентов типа физ лицо создан персональный счёт с каждым нашим юридическим лицом. Так, если клиент внёс средства на счёт ООО МДМПринт, он не может списать его в счёт заказа ИП Башев.
Это отражает реальное положение средств. Средства находятся на банковском счёте ООО МДМ и если мы оплатим его с ИП Башев получится, что на ООО МДМпринт остались средства клиента, а ИП Башев так и не получил свои средства за выполненный заказ.
Для того, чтобы выполнить заказ и списать в счёт ИП Башев, мы реализовали инструмент перемещение средств между персональными счетами. Так, мы можем переместить средства со счёта ООО МДМПринт на счёт ИП Башев, после чего списать средства в счёт оплаты заказа.
Таким образом мы получаем запись о том, что средства были перемещены и это значит, что они также должны быть перемещены между банковскими счетами вышеописанных юридических лиц.
Это сделано для корректного учёта и закладные под ведение бухгалтерии в HelloPrint. На сегодня вы можете всегда посмотреть, в рамках контрагента, кто и когда переносил средства между какими счетами.
С контрагентами типа юр лицо работает таким же образом, только со стороны клиента счёт создаётся между каждым юр лицом контрагента и каждым нашим юр лицом.
Добавлена возможность переносить переплату по заказам на персональный счёт контрагента самостоятельно.
Кроме того, добавлена возможность указывать основание пополнения счёта - переплата по заказу, на основании договора, провинности перед клиентом и т.д.
Также реализована возможность пополнять персональный счёт контрагента непосредственно из карточки контрагента.
Теперь нет необходимости в создании заказа и добавлении в спецификацию неких "пополнений счетов", можно зайти просто в карточку и пополнить счёт.
Исключением является лишь пополнение счёта через интернет-эквайринг, в ходе разработки выяснилось, что он жёстко привязан к созданию заказа и сейчас мы уже переписываем модуль интернет эквайринга для возможности проводить оплату без создания заказа.
Зачем это было сделано - в отчётах по заказам и продажам больше не будет заказов на пополнение счёта, которые заказами по факту не являются и значительно искривляют данные отчётов.
Если есть необходимость, каждую из кнопок на пополнение, списание и перемещение средств персонального счёта можно так или иначе огородить правами доступа.
Если есть такая необходимость, обращайтесь в службу поддержке. Мы можем закрыть любой группе пользователей возможность видеть или использовать любой из вышеописанного функционала для сужения зоны ответственности.
ПОДДЕРЖКА:
На сегодня мы выкатываем обновление HelloPrint примерно 1 раз в месяц.
После каждого обновления я составляют пресс-релиз изменений и публикую его в живой ленте HelloPrint.
После каждого обновления у нас есть от 1 до 7 дней на внесение быстрых срочных правок в работу системы, если вдруг функционал какого-либо модуля был нарушен.
В связи с чем, убедительная просьба:
- Ознакамливаться с списком изменений так как это может существенно менять алгоритм вашей работы.
- Всегда и как можно скорее обращаться в службу поддержки. Вы можете это делать используя:
Форму обратной связи раздела поддержки HelloPrint Специальную форму в Pyrus Чат поддержки TaDa
За поддержку отвечает Степан Веселков. Все запросы о работе системы, которые к нему поступают он проверяет и, если подтверждает поломка, передаёт проблему мне, в отдел разработки, после чего тикет на исправление уходит разработчикам.
Чем раньше придёт обратная связь о проблеме, тем раньше мы сможем её решить. Не стесняйтесь задавать глупые вопросы, конечно после прочтения пресс-релиза.
Главное понимание того факта, что мы, отдел разработки, не можем решить проблему о которой мы не знаем.
Нам крайне необходима обратная связь так как пользователи это лучшие тестировщики и они могут найти ошибку там, где её можем не найти мы.