Безнал и документы

Данная вкладка предназначена для создания документов на оплату заказа и передачи их контрагенту.

Создание документа

Документы создаются по заданным шаблонам, редактирование шаблонов недоступно.

Предусмотрено создание документов по шаблонам:

• Акт для розницы;
• Счет на оплату - Товары;
• Счет на оплату - Услуги;
• Приложение к договору.

Список созданных документов также доступен для работы на закладках Депозитный счет и Персональный счет.

Для создания документа отметьте  нужный шаблон. Укажите, какими данными следует заполнить шаблон:

• Покупатель - юридическое лицо контрагента, указанное на вкладке Инфо. Значение подставляется автоматически и не редактируется.
• Реквизиты - реквизиты указанного юридического лица. Автоматически указываются первые в списке активные реквизиты. При наличии нескольких реквизитов доступен выбор;
• Поставщик (юридическое лицо исполнителя) - юридическое лицо компании, в которой авторизован текущий пользователь. При наличии нескольких юридических лиц доступен выбор;
• Реквизиты - реквизиты указанного юридического лица. Автоматически указываются первые в списке активные реквизиты. При наличии нескольких реквизитов доступен выбор;

После заполнения полей нажмите:

• [Создать и сформировать] - создать документ и сформировать его печатную форму в формате PDF в новой вкладке браузера;
• [Создать] - создать документ без формирования в формате PDF.

В результате во все отмеченные шаблоны документов будут подставлены указанные данные компании и контрагента.

Набор сформированных документов отображается в блоке "Активные документы".

Действия над документами списка

Редактирование

При щелчке левой кнопкой по строке в нижней части окна отображается список товаров\услуг данного документа, а также данные покупателя и поставщика. При этом доступно как редактирование строк списка, так и добавление новых.

Для счетов на оплату товаров\услуг предусмотрена возможность изменения типа документа: Товары и Услуги.

После внесения изменений нажмите [Сохранить].

Формирование счета с печатью

Для документов "Счет на оплату - Товары" и "Счет на оплату - Услуги" предусмотрено формирование печатных форм с печатью юридического лица компании-поставщика. Для этого после создания счетов в списке активных документов щелкните по  напротив нужного документа. В результате в новой вкладке браузера отобразится печатная форма счета с печатью в формате PDF.

Внешний вид документа с печатью является настраиваемым. Настройка выполняется в разделе Настройки > Компании в карточке компании, которую указал текущий пользователь при авторизации, на вкладке Дополнительно. Настраиваются следующие элементы документа:

• изображение логотипа;
• текст, расположенный до номера счета;
• текст, расположенный на дополнительной странице.

Изображения печатей настраиваются в разделе Настройки > Юридические лица в карточке юридического лица компании на вкладке Реквизиты в активных реквизитах.

Создание УПД

Для оплаченных документов "Счет на оплату - Товары" и "Счет на оплату - Услуги" предусмотрено создание закрывающих документов "УПД с ГО/ГП - Товары" и "УПД - Услуги" соответственно.

Для этого в списке документов щелкните правой кнопкой по нужному счету. В результате отобразится дополнительная форма создания документа.

Форма создания документа "УПД с ГО/ГП - Товары" имеет вид:

На форме необходимо заполнить поля:

• Грузополучатель - юридическое лицо контрагента, выступающее в роли грузополучателя. При наличии нескольких юридических лиц допускается выбор;
• Реквизиты - автоматически указываются первые в списке активные реквизиты выбранного юридического лица. При наличии нескольких реквизитов доступен выбор;
• Дата документа - по умолчанию устанавливается текущая дата;
• Основание - основание для создания документа. По умолчанию указывается номер и дата создания текущего счета. Доступно редактирование значения.

Форма создания документа "УПД - Условия" имеет вид:

После заполнения полей нажмите:

• [Создать и сформировать] - создать документ и одновременно сформировать его печатную форму в формате PDF в новой вкладке браузера;
• [Создать] - создать документ без формирования в формате PDF.

В результате в список активных документов добавляется закрывающий документ, отмеченный . При наведении курсора на пиктограмму отображается подсказка с основанием создания документа.

Допускается редактирование документов "УПД с ГО/ГП - Товары" и "УПД - Услуги".

Обновление документа по спецификации

Возможен случай, когда спецификация заказа была изменена после создания документов. Для оперативного внесения изменений документов щелкните по  в нужной строке. В результате список позиций в данном документе обновится согласно текущей спецификации заказа.

Удаление документа

Для удаления одного документа установите  в удаляемой строке и нажмите [Удалить].

Для удаления всех документов установите  в заголовке таблицы и нажмите [Удалить].

При удалении документа необходимо указать причину его удаления.

Удаляемые документы помещаются в блок "Архив, удаленные документы". Предусмотрено восстановление документов. Для этого выделите один или несколько документов и нажмите [Восстановить].

Формирование PDF

Для формирования печатных форм документов в формате PDF отметьте  один или несколько документов, укажите количество копий и нажмите [Сформировать в PDF]. В результате печатные формы выбранных документов в указанном количестве копий отобразятся в новой вкладке браузера.