Оформление закупки состоит из нескольких этапов. Посредством прав доступа процесс может разделить между несколькими пользователями с разными ролями – менеджером, специалистом по закупке (закупщик) и специалистом, ответственным за склад (кладовщик):
- Оформление Создание заявки (опционально).
- Оформление Создание закупки.
- Отправка поставщику письма с содержанием закупкиписьма поставщику (опционально). Ввод цены.
- Получение счета. Ввод цен.
- Оформление поступления товаров.
1.
...
Создание заявки (опционально)
Используется для предварительного запроса, когда еще не выбран поставщик или склад.
...
Способы создания: 1. На основании заявки. 2. Из реестра закупок. 3. Из карточки номенклатуры.
Обязательные поля: Планируемая дата, Склад/Раздел, Поставщик (из справочника).
Список товаров: Выберите номенклатуру из базы.
Цена: На этом этапе цены не указываются до получения окончательного счета.
Нажмите «Создать».
3.
...
Уточнение и
...
ввод цены
Отправка письма поставщику (опционально): В карточке закупки нажмите Отправить Email. Письмо сформируется автоматически по шаблону (Настройки → Склад → Шаблон письма поставщику).
Ввод цен: После получения счета от поставщика зайдите в карточку закупки и введите актуальные значения для каждой позиции в колонку колонку Цена 2. Сохраните изменения.
...
Новый / Согласован: Подготовительные статусы, на остатки не влияют.
Ожидает поставки: Товар резервируется в графе Ожидание в карточке номенклатуры.
Принят на складе: Финальный статус. Товар прибавляется к текущему остатку. Система автоматически фиксирует дату и ФИО принявшего.
Отмена: Аннулирует закупку. Если товар уже был принят, он спишется с остатка.
5. Контроль остатков (опционально)
Чтобы не пропустить закупку расходников, установите Минимальный остаток в карточке номенклатуры (вкладка Остаток на складе). При достижении этого лимита система пришлет уведомление.
Настроенное уведомление (Настройки → Уведомления) должно содержать условие, при котором текущий остаток товара меньше минимального остатка.