Оформление закупки состоит из нескольких этапов. Посредством прав доступа процесс может разделить между несколькими пользователями с разными ролями – менеджером, специалистом по закупке (закупщик) и специалистом, ответственным за склад (кладовщик):

1. Создание заявки (опционально).
2. Создание закупки.
3. Отправка письма поставщику (опционально). Ввод цены.
4. Получение счета. Ввод цен.
5. Оформление поступления товаров.

1. Создание заявки (опционально)

Используется для предварительного запроса, когда еще не выбран поставщик или склад.

• Как создать: 1. Из карточки заказа (вкладка "Спецификация" → иконка «+»). 2. В разделе Товары и услуги → Закупка → Заявки → Новая заявка.

• Заполнение: Укажите № заказа, примерный перечень товаров и прикрепите документы/счета (если есть).

• Итог: В созданном документе пользователь с ролью закупщика нажимает Взять в работу или сразу Новая закупка для перевода в основной документ.

2. Создание закупки

Основной документ, который влияет на складские остатки.

• Способы создания: 1. На основании заявки. 2. Из реестра закупок. 3. Из карточки номенклатуры.

• Обязательные поля: Планируемая дата, Склад/Раздел, Поставщик (из справочника).

• Список товаров: Выберите номенклатуру из базы.

• Цена: На этом этапе цены не указываются до получения окончательного счета.

Нажмите «Создать».

3. Уточнение и ввод цены

1. Отправка письма поставщику (опционально): В карточке закупки нажмите Отправить Email. Письмо сформируется автоматически по шаблону (Настройки → Склад → Шаблон письма поставщику).

2. Ввод цен: После получения счета от поставщика зайдите в карточку закупки и введите актуальные значения для каждой позиции в колонку Цена 2. Сохраните изменения.

4. Статусы закупки

Статусы меняет ответственный за склад (кладовщик):

• Новый / Согласован: Подготовительные статусы, на остатки не влияют.

• Ожидает поставки: Товар резервируется в графе Ожидание в карточке номенклатуры.

• Принят на складе: Финальный статус. Товар прибавляется к текущему остатку. Система автоматически фиксирует дату и ФИО принявшего.

• Отмена: Аннулирует закупку. Если товар уже был принят, он спишется с остатка.

5. Контроль остатков (опционально)

Чтобы не пропустить закупку расходников, установите Минимальный остаток в карточке номенклатуры (вкладка Остаток на складе). При достижении этого лимита система пришлет уведомление. 

Настроенное уведомление (Настройки → Уведомления) должно содержать условие, при котором текущий остаток товара меньше минимального остатка.