Оформление закупки состоит из нескольких этапов. Посредством прав доступа процесс может разделить между несколькими пользователями с разными ролями – менеджером, специалистом по закупке (закупщик) и специалистом, ответственным за склад (кладовщик):
- Оформление заявки (опционально).
- Оформление закупки.
- Отправка поставщику письма с содержанием закупки.
- Получение счета. Ввод цен.
- Оформление поступления товаров.
1. Оформление заявки (опционально)
Используется для предварительного запроса, когда еще не выбран поставщик или склад.
Как создать: 1. Из карточки заказа (вкладка "Спецификация" → иконка «+»). 2. В разделе Товары и услуги → Закупка → Заявки → Новая заявка.
Заполнение: Укажите № заказа, примерный перечень товаров и прикрепите документы/счета (если есть).
Итог: В созданном документе пользователь с ролью закупщика нажимает Взять в работу или сразу Новая закупка для перевода в основной документ.
2. Создание закупки
Основной документ, который влияет на складские остатки.
Способы создания: 1. На основании заявки. 2. Из реестра закупок. 3. Из карточки номенклатуры.
Обязательные поля: Планируемая дата, Склад/Раздел, Поставщик (из справочника).
Список товаров: Выберите номенклатуру из базы.
Цена: На этом этапе цены не указываются до получения окончательного счета.
Нажмите «Создать».
3. Заказ и уточнение цены
Отправка письма поставщику (опционально): В карточке закупки нажмите Отправить Email. Письмо сформируется автоматически по шаблону (Настройки → Склад → Шаблон письма поставщику).
Ввод цен: После получения счета от поставщика зайдите в карточку закупки и введите актуальные значения в колонку Цена 2. Сохраните изменения.
4. Статусы закупки
Статусы меняет ответственный за склад (кладовщик):
Новый / Согласован: Подготовительные статусы, на остатки не влияют.
Ожидает поставки: Товар резервируется в графе Ожидание в карточке номенклатуры.
Принят на складе: Финальный статус. Товар прибавляется к текущему остатку. Система автоматически фиксирует дату и ФИО принявшего.
Отмена: Аннулирует закупку. Если товар уже был принят, он спишется с остатка.
5. Контроль остатков
Чтобы не пропустить закупку расходников, установите Минимальный остаток в карточке номенклатуры (вкладка Остаток на складе). При достижении этого лимита система пришлет уведомление.