Процесс оформления закупки на один склад:

• Создать закупку.
• Заполнить список необходимого.
• Отправить поставщику.
• Получить счет.
• Ввести цены из счета в закупку.
• Провести закупку по статусам,

Оформление закупки состоит из нескольких этапов. Посредством прав доступа процесс может разделить между несколькими пользователями с разными ролями – менеджером, специалистом по закупке (закупщик) и специалистом, ответственным за склад (кладовщик):

1. Оформление заявки – промежуточный, не обязательный документ.
2. Оформление закупки.
3. Отправка поставщику письма с содержанием закупки.
4. Получение счета. Ввод цен.
5. Оформление поступления товаров.

Заявка

Не обязательный, промежуточный документ Заявка предназначен для случаев, когда необходимо оформить предварительную заявку на закупку материала. Документ позволяет не указывать определенную номенклатуру, склад и поставщика. Далее заявку можно сохранить как закупку с выбором определенных значений из справочников.

Оформление заявки выполняется двумя способами:

1. В карточке заказа на вкладке Спецификация для конкретного изделия. Для этого в заголовке изделия надо нажать кнопку . В результате отобразится форма заявки. 

2. В разделе Товары и услуги → Закупка на закладке Заявки. Для создания заявки надо нажать Новая заявка.

Большая часть полей – текстовые, для произвольного ввода. Здесь же предусмотрено поле для прикрепления счетов либо других документов.

На форме заявки заполняются поля:

• № заказа – если заявка создается из карточки заказа, то поле заполняется автоматически – указывается номер заказа, а также наименование и номер изделия, к которому прикрепляется заявка. 
• Поставщик – текстовое поле для ввода наименования поставщика.
• Заказчик – выбор юридического лица из списка юридических  лиц компании – собственника изделия.
• Состав закупки – текстовое поле для ввода перечня товаров\материалов для закупки.
• Сумма – общая стоимость.
• Счет – поле для прикрепления документов, счетов, изображений и т.п.

При создании заявки из реестра заявок необходимо заполнить поле № заказа. Предусмотрен поиск по номеру заказа. Если заказ с таким номером найден, то отображается список изделий заказа. Необходимо выбрать изделие, к которому будет прикреплена заявка:

После создания документа отображается уведомление с номером заявки:

При нажатии на номер отображается карточка заявки. Далее в карточке заявки будет работать пользователь с ролью закупщика.

Закупка

Пользователь с ролью закупщика может оформить закупку разными способами:

1. На основании заявки (Товары и услуги → Закупка → Заявки).
2. Новая закупка при просмотре реестра закупок (Товары и услуги → Закупка).
3. Новая закупка при просмотре карточки номенклатуры (Товары и услуги → Номенклатура на вкладке Остаток на складе).

Оформление закупки из заявки

Для оформления закупки из заявки необходимо перейти в карточку заявки.

Доступные функции в карточке заявки:

• Редактирование поставщика, суммы и состава заявки. Указываются произвольные значения в текстовом формате.
• Переход в карточку заказа для просмотра изделия, к которому прикреплена заявка.
• Редактирование прикрепленных документов.
• Сохранить – сохранение внесенных изменений.
• Взять в работу – заявке присваивается статус В работе. 
• Отменить заявку – заявке присваивается статус Отменена. После отмены заявки повторное изменение статуса недоступно.
• Новая закупка – создание документа закупки. После нажатия кнопки выполняется переход в карточку закупки.

Функционально закупка идентична оприходованию.

Основные отличия:

• Закупку может оформить любой пользователь с открытым правом 4.1.1. Доступ к оформлению закупки.
• Закупка требует подтверждения от ответственного за закупку на складе, на который создана.
• В закупке указывается контрагент-поставщик.

На остаток товара закупка влияет в зависимости от статусов, которые устанавливает ответственный на складе.

Карточка закупки, созданная из заявки:

На основании заявки в закупке заполняются поля:

• № заказа/изделия.
• Заказчик.
• Сумма.
• Сохраняются прикрепленные документы.

При этом все поля доступны для редактирования.

Далее необходимо заполнить остальные поля:

• Планируемая дата закупки.
• Основание – при создании из заявки автоматически указывается Заказ. 
• Склад и Раздел – выбор склада и раздела склада из справочника.
• Поставщик. – выбор контрагента-поставщика из справочника. В списке отображаются только контрагенты вида Поставщик.

Далее следует составить список номенклатуры для закупки. Выбор номенклатуры осуществляется из справочника Товары и услуги → Номенклатура.

Введите наименование в поле поиска и выберите предложенный вариант.

Если ранее эта номенклатура уже закупалась, то в таблице отобразится сравнение цен с прошлой закупкой:

• Цена 1 – цена последней поставки.
• Сумма 1 – стоимость за текущее количество при цене последней поставки.
• Разница – разница между стоимостью текущей и последней поставок в процентах.

В каждой строке редактируются поля: Наименование, Количество, Цена 2.

Для создания документа нажмите Создать.

В результате будет создан новый документ закупки. Стоимость закупки добавляется к стоимости заказа. В карточке заказа закупка отображается в карточке заказа на вкладке Затраты → Закупки. 

Далее в карточке заявки будет работать пользователь с ролью закупщика.

Отправка письма с содержанием закупки поставщику

Предусмотрена возможность отправки E-mail с содержанием закупки поставщику из карточки закупки.

Предварительно убедитесь, что настроен шаблон письма поставщику.

В меню Настройки → Склад выберите пункт Шаблон письма поставщику. Раздел содержит текстовое поле для создания шаблона письма с применением специальных параметров. Список всех параметров можно посмотреть, нажав на кнопку Подсказка по параметрам.

Далее перейдите в карточку закупки. В нижней части нажмите кнопку Отправить Email. После нажатия кнопки формируется письмо с данными текущего пользователя согласно настройкам шаблона:

Проверьте правильность заполнения и нажмите Отправить.

Редактирование стоимости

После получения счета от поставщика необходимо указать цены в закупке.

Для этого перейдите в карточку закупки и для каждой позиции в колонке Цена 2 введите стоимость позиции.

Сохраните изменения.

Изменение статуса закупки

Далее ответственный за склад меняет статусы закупки.

Предусмотрены следующие статусы:

• Новый – устанавливается автоматически при создании закупки. Не влияет на остаток товаров на складе.
• Согласован – состав закупки согласован. Не влияет на остаток товаров на складе.
• Ожидает поставки – при выборе этого статуса количество товаров из закупки прибавляется к количеству товаров в графе Ожидание в карточке номенклатуры на вкладке Остаток на складе.
• Принят на складе – при выборе этого статуса количество товара прибавляется к текущему остатку товара на складе. При этом в документе закупки автоматически заполняются поля:
  • Передал поставщику - указывается ФИО ответственного за склад.
  • Дата передачи поставщику.
  • Принял на склад – указывается ФИО ответственного за склад.
  • Дата получения – дата получения товара на складе.
• Отмена – не влияет на остаток товаров на складе. Если устанавливается после статуса Принят на складе, то количество товара в закупке вычитается из текущего остатка на складе.

Минимальный остаток

Для плановых закупок расходных материалов предусмотрен механизм, уведомляющий пользователя о достижении установленного минимального остатка номенклатуры.

Минимальный остаток устанавливается в карточке номенклатуры на вкладке Остаток на складе для каждого склада.

Далее необходимо настроить автоматическое уведомление. Для этого уведомление должно содержать условие, при котором текущий остаток товара меньше минимального остатка. 

В результате, если после списания материала текущий остаток будет меньше минимального остатка, то пользователь получит соответствующее уведомление и сможет своевременно создать заявку или закупку.